안녕하세요. 메일플러그입니다.
포털메일과 다르게 전문 기업메일은 직접 관리 및 통제가 가능하며
이런 기능들은 관리자 계정을 통해 사용할 수 있습니다.
일반 사용자 계정은 단순히 메일 서비스를 이용만 하지만,
관리자는 서비스의 정책 및 옵션 설정과 이용자와 데이터 관리 등 많은 일을 할 수 있죠.
오늘은 그중에서도 사용자 관리에 대해 자세히 알아보고자 합니다.
1. 사용자 등록
사내메일 서비스를 이용하기 위한 첫 단계, 사용자 등록에 대해 먼저 보겠습니다.
관리자 계정으로 접속한 뒤,
'사용자 등록' 버튼을 클릭하면 등록 창이 나오는데요.
아이디, 이름, 비밀번호, 비밀번호 확인은 필수로 입력하셔야 합니다.
개인 메일 주소와 전화번호는 사내메일 서비스 이용자가
비밀번호 분실 시, 임시 비밀번호를 발급받을 수 있는 곳인데요.
등록할 때 함께 입력하면,
관리자가 암호를 일일이 찾아줘야 하는 번거로운 일을 줄일 수 있습니다.
사용자는 복잡한 절차 없이 직접 찾아 빠르게 업무를 시작하는 것이 가능하죠.
입력항목은 등록 양식 설정의 변경을 통해,
직접 필수항목과 선택항목을 고를 수도 있는데요.
여러 입력 항목을 숨기거나
관리자만 수정할 수 있게 하는 것도 가능하죠.
직급명과 그룹명도 이곳에서 회사에 맞게 직접 추가할 수 있습니다.
드래그 앤 드롭으로 순서 변경도 가능한데요.
회사 정책에 맞게 등록 항목을 변경할 수 있으니 편리하게 사용할 수 있겠죠?
2. 사용자 관리
다음은 사내메일 서비스 사용자 관리에 대해 살펴보겠습니다.
관리자는 생성된 사내메일 계정의 모든 리스트를 이곳에서
한눈에 확인하고 관리하는 것이 가능한데요.
아이디, 이름, 소속, 직급, 그룹, 사번 등
다양한 항목들을 검색해 원하는 정보를 바로 찾을 수도 있습니다.
이 창에서는 기본 정보뿐만 아니라
상태, 사용량, 최근 접속 내역까지 확인 가능하죠.
관리자에게는 계정의 사용/중지/삭제 상태 변경 권한이 주어지는데요.
사용하지 않거나 문제 있는 계정이 생겼을 때,
보안 강화를 위해 중지나 삭제를 할 수 있죠.
중지는 해제 전까지 계속 이용자가 쓸 수 없는 상태인데요.
관리자만 해제가 가능합니다.
삭제는 바로 지워지는 것이 아니라
미사용 계정관리 > 삭제 카테고리로 먼저 넘어가는데요.
해당 카테고리에 3일 간 보관되었다가 그 이후에 완전히 삭제되죠.
완전히 삭제될 때, 그 안에 모든 데이터도 함께 지워집니다.
섣부른 삭제로 데이터 분실의 걱정된다면,
중지 상태로 변경해 삭제 여부를 천천히 결정해도 되겠죠?
3. 미사용 계정관리
마지막으로 미사용자 관리입니다.
미사용 계정 관리 카테고리에서
휴면, 중지, 삭제 상태의 계정들을 정리할 수 있습니다.
앞서 말했듯이, 삭제되면 이곳으로 넘어오는데요.
3일 동안 복구 또는 바로 삭제가 가능합니다.
휴면은 일정기간 이상 미접속한 이용자가 일시정지 상태가 된 것인데요.
중지 상태와는 다르게 이용자가 비밀번호 변경 후 직접 해제할 수 있습니다.
기업에 맞는 휴면 정책 설정도 가능한데요.
이제, 그 방법에 대해 말씀드리겠습니다.
화면 좌측에 보안 탭을 클릭하면,
정책 설정을 할 수 있는 곳이 나오는데요.
3, 6, 9, 12개월 단위로 휴면 전환 기준을 선택할 수 있습니다.
보안을 신경 쓴다면 기간을 짧게 설정하는 것이 좋겠죠?
사용 만료일 설정은 특정 이용자의 사용기간을 설정하는 것으로
기간 만료 시, 계정을 중지 상태로 전환하는 것을 말합니다.
일정기간만 근무하는 직원이 있는 경우,
사용 만료일을 설정해 효율적으로 계정을 관리할 수 있습니다.
휴면 전환 기준을 설정하면,
전환 이후 중지 상태로 변경할 것인지에 대해서도 선택할 수 있는데요.
휴면으로 전환되고도 계속 미접속일 경우,
중지 상태가 되어 관리자의 승인으로만 해제가 가능해지죠.
예외 사용자를 설정해 특정 이용자를
휴면과 휴면 후 중지에서 자유롭게 할 수도 있습니다.