안녕하세요. 메일플러그입니다.
효율적인 문서관리를 위해 전자결재를 도입하시는 분들이 많으실 텐데요.
효과적인 업무를 위해 전자결재시스템을 사용하는 만큼
전자결재 내 기본적인 기능을 활용하는 것도 중요하죠.
그래서 오늘은 메일플러그의 전자결재에서 사용할 수 있는
가장 기본적인 기능들을 소개해 드리려고 하는데요.
그럼 하나씩 살펴보겠습니다!
1. 결재문서 검색 기능
먼저 메일플러그에서는 파일 검색 기능을 활용하실 수 있는데요.
종이 기반의 문서는 수많은 서류 속에서 찾아야 하지만,
전자결재 파일은 그룹웨어를 통해 신속하게 검색할 수 있습니다.
따라서 필요한 문서를 빠르게 찾을 수 있으므로
업무 처리가 보다 효율적으로 이루어지는데요.
또한 어떤 내용으로 결재를 올리고 누가 승인했는지도 추적하기 쉽죠.
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그렇다면 메일플러그에서는 어떻게 사용할 수 있는지 알아보겠습니다.
먼저 그룹웨어 시스템 접속 후 결재 탭에서
돋보기 모양에 찾기를 원하는 검색어를 입력해 주시면 되는데요.
문서번호, 제목 ,내용, 첨부파일, 결재자 등
다양한 조건으로 결재문서를 찾을 수 있어 훨씬 편리하죠.
또한 기간을 정하여 해당 기간내에 발생한
결재 문서만 검색하는 것도 가능한데요.
이렇게 다양한 조건을 걸어 원하는 파일을
신속하게 찾을 수 있어 업무도 보다 빠르게 수행할 수 있겠죠?
2. 결재 기본 양식 제공으로 효율적인 문서작성
다음은 결재 기본 양식을 제공하는 것인데요.
전자결재 양식이 제공된다면 임직원 모두가
표준화된 형식을 사용하여 일관성 있는 문서를 작성할 수 있죠.
양식에 필요한 항목들이 미리 정의되어 있기 때문에
그에 알맞은 정보들만 입력하면 될 텐데요.
이렇게 문서작성이 일관성 있다면 간편하게 작성하고 수정할 수 있으며
양식이 달라 발생하는 사소한 오류까지 방지할 수 있으니 편리한데요.
그렇다면 메일플러그에서는 어떤 양식들을 제공하고 있을까요?
메일플러그에서는 회사에서 많이 쓰이는 결재서류들을
고려하여 20가지의 기본 양식들을 제공하고 있습니다.
제공되는 양식은 지출결의서, 회의보고서, 품의서 등 다양하게 구성되어 있죠.
이는 앞서 말씀드린 바와 같이 정해진 양식을 통해
실수를 줄이고 일관성을 유지할 수 있습니다.
또한 양식의 사용은 빠른 문서 작성에 도움이 되어
효율적인 결재문서 사용이 가능한데요.
만약 회사에 딱 맞는 양식으로 바꾸고 싶다면
관리자 기능으로 전환하여 수정할 수 있죠.
결재 양식 추가 및 수정에 대한 자세한 과정은 아래 링크를 참고해 주시기 바랍니다!
3 . 모바일 전자결재
마지막은 모바일을 통해서도 결재가 가능하다는 것인데요.
이동중이나 외부에서 업무를 처리해야 할 때에도 결재문서에 쉽게 접근할 수 있죠.
따라서 업무의 지연을 최소화하고 일정을 제대로 소화해 낼 수 있는데요.
재택근무나 출장 등 근무형태가 다양한 기업이라면
모바일 전자결재를 통해 효율적인 업무가 가능하겠죠?
메일플러그에서는 모바일에서도 PC와 동일한 환경을 제공하는데요.
결재의견이나 첨부파일, 내용 등을 확인할 수 있죠.
또한 실시간으로 단계별 승인 상황을 체크할 수 있어 더욱 더 편리합니다.